Голем број од работните состаноци поради ситуацијата со пандемијата се префрлија на некоја од онлајн платформите Zoom, Microsoft Teams , Skype или некоја слична. Додека работите полесно се одвиваат кога учесниците се лице в лице, тоа не е невозможно ниту со онлајн состаноците, сепак потребно е претходно да се направат некои подготовки а и да се следат некои правила во текот на состанокот.
1.Што се однесува до техничкиот дел, најпрво треба да се одреди на која платформа ќе се одржува состанокот, потоа сите учесници ја инсталираат, по инсталацијата, се прави проверка дали платформата односно апликацијата фунционира, како би избегнале паника доколку нешто не функионира а истовремено создаваме можност да го детектираме проблемот и да изнајдеме решение пред почетокот на состанокот.
Во проверката на техничкиот дел, да не се изостави проверка на квалитетот на звукот и на видеото, многу често повеќето апликации бараат посебно подесување со кое се дава дозвола на камерата и микрофонот од телефонот/компјутерот да работат со одредената апликација.
2.Предвреме подготвена агенда, со точно прецизирани точки за кои ќе се разговара, и која ќе им биде пратена на сите учесници барем еден ден пред состанокот, така што сите би имале време да размислат кои прашања ќе ги постават и кои аргументи ќе ги произнесат.
3.Поставете модератор, односно една личност што ќе го води состанокот, за да не дојде до неефективна комуникација и недоразбирање. До толку повеќе, што ако се земаат предвид и можните потешкотии при аудио/видео врската , од неопходна важност е да има модератор кој ќе им дава збор на учесниците и ќе се грижи се да тече според агендата.
4.Однапред одредете времетраење и предвидени минути за секоја точка од агендата, како учесниците би останале фокусирани.
5.За сите учесници , не само за организаторите, сместете се во тивка просторија за бидете целосно фокусирани, препорачливо е да се користат слушалки со микрофон, на тој начин звукот ќе биде почист а ако има некој со вас во просторијата , тој пак ќе биде поштеден од слушање на целиот состанок.
6.Доколку се случи да имате проблем со звукот на среде состанок и заради тоа сте пропуштиле да слушнете нешто, пишете кај модераторот во чет боксот , не го прекинувајте колегата/другиот учесник кој што зборува.
7.Завршете го состанокот со забележување на сите донесени заклучоци и ако е потребно да се превземе некоја акција доколку е можно и да се назначи кој од учесниците за кој следен чекор е задолжен и во кој временски рок, исто така важно е тие белешки да се испратат до сите учесници веднаш по состанокот.
Се надеваме на многу, многу продуктивни работни состаноци и средби, па макар биле и онлајн. 🙂☺🙂